Outsourcing ili kako smo pomalo nespretno preveli eksternalizacija, pojam je koji se u našem poslovanju pojavio zadnjih petnaestak godina, a definitivno postao sve aktualniji nailaskom razdoblja globalne i lokalne krize. Kako smanjiti troškove, kako racionalizovati poslovanje, a ostaviti opseg servisa ili usluga koje nam trebaju, postalo je veoma važno.

Državni propisi su takođe počeli navoditi mogućnost eksternalizacije određenih funkcionalnosti organizacije, posebno kod zaštite ličnih podataka i u bankarskom poslovanju. Kako bi se eksternalizacija kvalitetno provodila, u svijetu su razvijeni i određeni standardi, od kojih je najpoznatiji:
ISPL - information Services Procurement Library, zbirka dobre prakse vezana prvenstveno za upravljanje informacionim tehnologijama, te pribavljanju navedene kategorije usluga. Više informacija o ISPL-u, potražite na Internetu. Ono što još treba naglasiti je da savremena eksternalizacija traži jako uvezane pružaoce usluga. To više nisu firme s dva zaposlena i jednim studentom koje putem jednostavnog ugovora pružaju određeni spektar usluga. Danas je osim kadrova koje obavlja osnovne eksternalizovane poslove potrebno imati i stručnjake spremne osim osnovne usluge ponudili svom partneru usluge razvoja ili prijedloge novih rješenja, a potrebno je imati i odgovarajuće pravne i finansijske službe.

Pregovori su često dugi, a ugovori imaju desetine, ponekad i stotine stranica. Dodatno, vanjski pružaoci usluga često će morati pružiti odgovarajuće finansijske garancije za pružanje usluge, što je opet teško za manju firmu. Eksternalizacija uopšteno postaje ozbiljan posao, a nadamo se, skori ulazak u Evropsku Uniju možda će dodatno podstaći neke da svoj tržišni dio nađu u ponudi eksternalizovanih usluga, posebno za članice EU-a koje imaju visoku cijenu radne snage.

Određeni poslovi sigurno se mogu eksternalizovati i u našem regionu. Naravno, tu je potrebno naučiti i jezike i način poslovanja stranih partnera - ali nekima će se garantovano isplatiti. Tržište od 28 država pruža velike poslovne šanse onima koji se specijalizuju u jednoj nekoliko usluga, te ih pružaju kvalitetno i pouzdano.

Modeli eksternalizacije

Kada govorimo o eksternalizaciji, uobičajeno govorimo o eksternalizaciji određenih usluga jer je takav slučaj najčešći. Međutim, literatura jasno navodi da se eksternalizovati mogu različiti servisi, koji se uopšteno dijele na dvije kategorije:
  • Projekte i
  • Tekuće usluge
Projekti su procesi čiji je cilj promjena u organizaciji, uključujući razvoj novih sistema ili proizvoda.
Tekuće usluge obezbjeđuju dnevno funkcionisanje i obično se pružaju u stalnom vremenskom periodu (ponekad i 24 časa dnevno). Tekuće usluge po pravilu se povezuju s operativnim aktivnostima organizacije i održavanjem stabilne radne sredine.

Postoje i funkcionalnosti gdje se obe kategorije nadopunjuju. Kako je eksternalizacija tekućih usluga, ili kraće usluga uobičajena i lako razumljiva (te uopšteno glavni tekst zasnovan je na tom obliku eksternalizacije), ukratko ćemo navesti mogućnosti eksternalizacije kod rada na projektima.

Ovdje se eksternalizacija opet može operativno podijeliti u dvije kategorije:
  • Korišćenje vanjskih partnera za provođenje cijelog ili dijela projekta (npr. uvođenje IP telefonije umjesto klasične) ili
  • Korišćenje radne snage, stručnjaka vanjskog partnera, koji rade pod direktnim nadzorom rukovodećih radnika organizacije koja koristi eksternalizovane usluge.
Ova druga kategorija, otkada su firme više počele misliti na troškove radne snage, sve je češća. Organizacija ima svoju stručnu jezgru za provođenje projekata, ali kada se pojavi posao koji treba veće radno angažovanje, uzima nekoliko vanjskih stručnjaka.

To nije klasično povremeno zapošljavanje, jer u pitanju su visokostručne usluge koje po pravilu mogu obaviti samo vrlo specijalizova kadrovi s velikim iskustvom i referencama, kakvih često ni nema na tržištu rada. Takvi kadrovi se ugovorima, na osnovu ponuđenih biografija, preporuka pa i ličnih kontakata ugovorno preuzimaju od organizacija koje trenutno imaju manjak projekata, ili im je čak nuđenje visokostručnih kadrova drugima dio standardne poslovne ponude.

Vjeruje se da će eksternalizacija projekata, u bilo kojem od navedenih oblika s vremenom postajati sve češća. U Republici Srpskoj i BiH je to posebno aktuelno zbog neelastičnog radnog zakonodavstva (tj. kada nekog primite, primate ga po pravilu za stalno, a pravog stručnjaka ćete ionako teško dobiti jer ih je malo), a i praktičnog nepostojanja freelancera, tj. kadrova koje rade bez klasičnog ugovora o radu.

Za one koji trebaju ovakve usluge savjet: planirajte na vrijeme!

Davalac usluge može ponuditi nižu cijenu ako usluge zatražite tri mjeseca unaprijed, jer angažovanje vlastitih eksperata kod vas može unijeti u svoje poslovne planove. Ako ste u sred projekta shvatili kako ste zapeli i zatražite dva projektanta tri developera od narednog ponedeljka - svima će biti jasno da vam je to neophodno i hitno, a onda se o cijeni baš i ne pregovara.

Razlozi eksternalizacije

Glavni razlog eksternalizacije je naravno smanjenje troškova - za funkcije koje eksternalizujemo po pravilu trebamo nakon eksternalizacije plaćati manje. Naravno, postoje i razlozi kada to nije tako, već je korist u npr. bitno većoj kvaliteti usluge (dobivamo viši nivo održavanja ili odziv stručnjaka 24/7/365 koji ne možemo očekivati od svojih zaposlenika ako baš nemamo cijelo odjeljenje).

Ušteda je zasnovana na činjenici da vanjska kompanija obavlja taj posao kao svoju glavnu djelatnost (core business), školuje i zapošljava stručnjake čije se znanje kasnije može u potpunosti iskoristiti (a ne da školujemo eksperta koji jednom posloži servere i dalje sitno radi na održavanju), te optimalno koristi njihovo radno vrijeme.

Ponekad se i dio poslova eksternalizuje u mjesta gdje ljudi u prosjeku rade za nižu dnevnicu - u državama engleskog govornog područja česta je eksternalizacija helpdeska i sličnih funkcija u siromašnije krajeve svijeta, npr. u Indiju.

Drugi tipičan razlog eksternalizacije je fokusiranje na osnovni posao organizacije, core business. Vlastiti IT traži puno odluka, organizovanja, planiranja - od nabave opreme do planiranja godišnjih odmora i službenih putovanja radnika; ovo zadnje posebno ukoliko organizacija ima veći prostorni opseg djelovanja. To opterećuje sve sisteme: upravu, kadrovsku, računovodstvo, traži i odgovarajući prostor, bezbjednosne mjere i još puno toga.

Eksternalizaciji se može pribjeći i radi rekonstrukcije troškova kompanije. U ovu kategoriju praktično spadaju dva odvojena razloga: jedan je činjenica da vlastiti sistemi često traže velika ulaganja svakih nekoliko godina (npr. IT-centar će svakih 4-5 godina tražiti veća ulaganja u infrastrukturu, a slično će biti i s vlastitim voznim parkom), što može predstavljati finansijski problem organizaciji.

Korišćenje vanjskih usluga trošak svodi na mjesečni račun prepoznatljivog iznosa, koji je u slučaju krize ili recesije podložan reviziji i ponovnom ugovaranju za možda niže iznose, za razliku od rate kredita za novu opremu, koja u slučaju krize može čak i narasti. Drugi razlog rekonstrukcije troškova je uglavnom uzrokovan poreskim propisima - finansijski stručnjaci mogu zaključiti da se u nekom slučaju poreza više isplati plaćati vanjsku uslugu, nego kupovati opremu i unositi je u vlastiti kapital.

Među razlozima eksternalizacije mogu biti, što je već spomenuto, i povećanje kvalitete. Organizacija može zaključiti kako sa vlastitim resursima jednostavno ne može postići kvalitetu tražene usluge. Povezano s ovim razlogom jest i pitanje znanja - procesi u organizaciji mogu postati toliko složeni i tražiti specijalizovana znanja koja organizacija jednostavno nema, a niti ih može pribaviti na tržištu (kursevi, školovanja) uz razumne troškove. Tu se može uvrstiti i pristup najboljoj praksi - do čega je opet teško doći ako neki posao organizaciji nije core business.

Eksternalizacija može takođe pojednostaviti pitanje odgovornosti za pružanje usluge. Vanjski dobavljač je vezan ugovorom, koji sadrži i kaznene klauzule. U nekim slučajevima vanjski dobavljač servisa ili usluge mora pružiti i posebne garancije za kvalitetu obavljanja posla, npr. zadužnicu ili bankarsku garanciju. Kod njega nas ne zanima zašto je došlo do problema u pružanju usluge (osim u slučajevima više sile), dok kod posjedovanja sopstvene službe traženje uzroka problema može postati prilično zamoran posao, pun opravdanja i prebacivanja odgovornosti na neke treće, a sve skupa biti zamućeno u tehničkoj terminologiji koju ne zna nito osim samog odjeljenja koje je uzrokovao problem.

Uzrok eksternalizacije može biti i upravljanje kapacitetima. Kod sistema koji se oslanjaju na jednog ili dva stručnjaka imamo stalni problem oko rasporeda godišnjih odmora, a činjenica da je radnik koji održava neku specijalizovanu uslugu na skijanju slomio nogu može postati ogroman problem organizacije. Eksternalizacijom se takvi poslovi prenose na specijaliste, koji imaju dovoljno radnika za kvalitetno pružanje usluge koja je nama usputna, a njima core business. Vanjski partner koji eksternalizacijom pruža savjetodavne usluge može biti odlično rješenje i kod upravljanja rizicima - najčešče sve svoje slabosti ne vidimo sami, a u tom poslu su potrebni i posebno obučeni stručnjaci.

Za navedeno se može vezati i pitanje kontinuiteta poslovanja (business continuity) te opravka od katastrofe (disaster recovery).

Na kraju, treba navesti da je eksternalizacija zgodan način za uređivanje nekih procesa koje je zbog kolegijalnih, socijalnih ili sličnih razloga teško obaviti iznutra - kao što su poslovi vezani za provjeru nivoa informacione bezbjednosti. Vlastiti stručnjaci za informacionu bezbjednost ne mogu sami sebe provjeravati, a savjetnik za informacionu bezbjednost pri upravi teško da može biti stručnjak za sve, od fizičke zaštite do kriptografije. U tim slučajevima može se eksternalizovati povremeno obavljanje različitih bezbjednosnih testova.

NAPOMENA: Ako želite da promovišete link u ovom članku, javite mi.

Ako vam se ovaj članak dopao, lajkujte FB stranicu DM Spot, Twitter ili LinkedIn i budite obavješteni kad novi članak bude objavljen.


Dobrodošli

Hvala Vam što ste izabrali posjetiti DM Spot portal.

Na njemu ćete naći:

  • podatke o autoru,
  • članke na temu nauke i tehnologije,
  • eBiblioteku, preporuke,
  • članke iz života i stila i
  • promociju potencijala Republike Srpske.

Vidjećete i nešto što se nalazi između redova, moju ljubav i trud da ovaj sajt i komunikaciju prema Vama učinim originalnom, korisnom i atraktivnom i obećanje da neću prestati da se trudim.

Ukoliko nađete da Vam je posjeta ovom portalu bila koristila u bilo kom pogledu, razmislite o tome da mi platite kafu kako biste podržali moj rad.

Top Top Top !!!

Igrajte šah - Play chess online