Ako vodite ili učestvujete u SAP projektu i i dalje razmišljate u kategorijama Business Blueprint dokumenata, morate biti spremni na veliku promjenu u načinu rada. SAP je Activate metodologiju predstavio kao nasljednika ASAP-a još 2013. godine, i od tada je to preporučeni, aktivno razvijan pristup implementaciji, dok se ASAP sadržaj više ne ažurira. Mnogi timovi to znaju, ali malo njih zaista razumije šta to konkretno mijenja u svakodnevnom radu.
Ovaj članak je nastao kao posljedica mog istraživanja SAP Activate-a, mog iskustva u tradicionalnom SAP projektnom upravljanju, te iskustva u agilnom upravljanju projektima – i njihovih sličnosti i razlika.
U ovom tekstu prolazimo kroz to šta je SAP Activate, po čemu se suštinski razlikuje od ASAP-a, šta se mijenja zavisno od vaše uloge u projektu, kada ova metodologija zna da zaškripi, i šta treba pripremiti prije nego što projekat uopšte krene.
ASAP protiv Activate u kratkim crtama
| Kriterijum | ASAP (stari pristup) | SAP Activate (novi pristup) |
|---|---|---|
| Broj faza | 5 (Project Preparation → Blueprint → Realization → Final Preparation → Go-Live & Support) | 6 (Discover → Prepare → Explore → Realize → Deploy → Run) |
| Filozofija | Pretežno waterfall, striktan redoslijed faza | Kombinacija agilnih i waterfall elemenata, sa naglaskom na iterativan rad |
| Polazna tačka | Prazan sistem, sve se gradi od nule prema zahtjevima | Funkcionalan sistem sa ugrađenim SAP Best Practices |
| Analiza zahtjeva | Business Blueprint dokumenti | Fit-to-Standard radionice |
| Kada klijent vidi sistem | Tek u fazi realizacije/testiranja | Već od faze Explore ("show and tell") |
| Ciljna platforma | ECC, prevashodno on-premise | S/4HANA, sa podrškom za cloud, on-premise i hibridna okruženja |
| Status | Sadržaj se više ne razvija | Aktivna, preporučena metodologija |
Bitna napomena, jer se ovdje često pretjeruje: Activate nije "čisto agilan", niti je ASAP bio "čist waterfall".
Activate je prije svega prescriptive pristup koji kombinuje oba elementa – agilni sprintovi dominiraju u Realize fazi, dok neki dijelovi projekta, posebno u regulisanim industrijama, i dalje zahtijevaju striktan, unaprijed definisan redoslijed.
Ono što je stvarno drugačije nije "agilno vs waterfall" nego polazna tačka: ASAP kreće od praznog sistema i pitanja "šta korisnik želi da sistem radi", dok Activate kreće od gotovog sistema i pitanja "šta standard već može, i zašto bismo odstupili od toga".
Šta je zapravo SAP Activate?
SAP Activate stoji na tri stuba koji rade zajedno:
- SAP Best Practices – gotovi, unaprijed konfigurisani poslovni procesi, izgrađeni na iskustvu iz preko 180 industrija i više od 440.000 kupaca širom svijeta.
- Guided Configuration – alati i vodiči koji tim provode kroz podešavanje sistema korak po korak, umjesto da se sve gradi od nule.
- Sama metodologija – strukturiran, iterativan pristup projektu, sa šest faza koje ga vode od ideje do stabilnog rada u produkciji.
Kod Activate-a se od prvog dana radi u već funkcionalnom sistemu koji sadrži gotove poslovne procese, a projekat se fokusira na to da se utvrdi šta od tog standarda kompaniji odgovara, a šta zahtijeva prilagođavanje (gap).
Šest faza SAP Activate-a
| Faza | Glavno pitanje |
|---|---|
| 1. Discover | Da li je ovo pravo rješenje i šta želimo postići? |
| 2. Prepare | Ko radi na projektu i kako ćemo ga organizovati? |
| 3. Explore | Koliko od standarda možemo iskoristiti? |
| 4. Realize | Možemo li konfiguraciju i testiranje isporučivati iterativno, u sprintovima? |
| 5. Deploy | Jesmo li spremni za produkciju? |
| 6. Run | Kako ćemo održavati i kontinuirano unapređivati rješenje? |
Nekoliko napomena koje se ne vide u tabeli, a bitne su u praksi:
Explore je faza gdje se najviše osjeti razlika u odnosu na ASAP. Umjesto pisanja debelih blueprint dokumenata, organizuju se Fit-to-Standard radionice. Klijentu se pokazuje kako standardni proces izgleda u sistemu, i zajedno se utvrđuje šta odgovara, a šta predstavlja gap.
Realize se odvija kroz sprintove. Tim isporučuje funkcionalnost u manjim ciklusima i odmah traži povratnu informaciju, umjesto da čeka kraj projekta da bi nešto testirao. Upravo ovdje mnogi SAP timovi prvi put dolaze u kontakt sa agilnim načinom rada, i ovdje se najčešće i zaglave ako sprint, backlog i redovni review nisu jasni pojmovi.
Deploy uključuje nešto što se često potcijeni: migraciju podataka. U Activate projektima ona se ne radi kao jednokratan zadatak pred kraj, nego iterativno, prvi probni (mock) prenos, provjera kvaliteta podataka, čišćenje, novi ciklus, usaglašavanje (reconciliation), i tek onda finalna migracija. Timovi koji ovo shvate ozbiljno tek u Deploy fazi, po pravilu plaćaju cijenu u vidu kašnjenja.
Da li SAP Activate znači da sada morate koristiti Scrum?
Ne. I ovo je bitno razjasniti, jer se ova zabuna često provlači kroz priče o Activate-u.
SAP Activate je implementaciona metodologija koja kombinuje Best Practices, guided configuration i agilan način rada. Ona nije Scrum, niti ga propisuje kao obavezan okvir.
Ono što jeste tačno je da realizacija faza se odvija kroz sprintove, a ta struktura je po duhu bliska Scrumu, pa timovi koji imaju bar osnovno razumijevanje Scruma, šta je sprint, šta je backlog, kako izgleda redovna demonstracija urađenog, po iskustvu se mnogo lakše snalaze u Activate projektu nego oni koji su navikli isključivo na waterfall.
Drugim riječima, razumijevanje agilnih principa vam olakšava posao unutar Activate-a, ali Activate i Scrum nisu isto, i ne morate formalno "raditi Scrum" da biste uspješno sproveli Activate projekat.
Šta se mijenja zavisno od vaše uloge
Ako ste Project Manager: manje upravljanja kroz velike fazne isporuke, više kontinuiranog praćenja, više zavisnosti između paralelnih tokova rada, i potreba za bržim odlukama nego što ste navikli iz ASAP projekata.
Ako ste Business User / Key User: ne čekate kraj projekta da vidite sistem, učestvujete u Fit-to-Standard radionicama već od faze Explore, i od vas se očekuje da odluke o tome šta odgovara, a šta ne, donosite mnogo ranije nego ranije.
Ako ste SAP Consultant: ne polazite od pretpostavke da će sistem biti prilagođen svakom zahtjevu klijenta. Radite unutar standarda, a gapovi postaju izuzetak koji se posebno obrazlaže i odobrava, ne podrazumijevana opcija.
Ako ste Scrum Master ili Agile Coach koji ulazi u SAP projekat: vaš zadatak je da agilne principe prevedete u SAP kontekst. Sprint ovdje nije apstraktan koncept od "dvije sedmice rada", vezan je za konkretne konfiguracijske i testne aktivnosti, a feedback stejkholdera postaje kritična tačka bez koje se ne prelazi u sljedeći sprint.
Zašto je mentalitet veći problem od alata
Prelazak na Activate nije samo tehničko pitanje, to je promjena mentaliteta, i to na nekoliko nivoa odjednom:
- Od "napravite sistem prema nama" ka "koliko standarda možemo iskoristiti?"
- Od dokumentovanja zahtjeva ka demonstraciji standarda i bilježenju odstupanja.
- Od velikih faznih isporuka ka iterativnom radu u sprintovima.
- Od kasnog feedbacka (na kraju projekta) ka kontinuiranom feedbacku (svake dvije-tri sedmice).
- Od projekta koji vodi IT ka projektu koji zajednički vode biznis i IT.
Konkretan primjer prve tačke: ako je magacioner navikao da narudžbenice odobrava u tri koraka kroz stari sistem, a SAP Best Practices predviđa dva koraka, novi mentalitet znači da tim prvo procjenjuje može li poslovanje prihvatiti standardni proces od dva koraka, umjesto da automatski zahtijeva da se SAP prilagodi starom obrascu.
Ako tim ne prođe kroz ovu promjenu prije nego što projekat krene, dešava se nekoliko stvari, i sve su skupe. Previše nepotrebne dokumentacije koja troši vrijeme, Best Practices se ne iskorišćavaju kako treba pa se propušta ušteda koju standardizacija donosi, i tim planira po staroj ASAP logici a izvršava po Activate pristupu, što stvara konfuziju i kašnjenja na svim stranama.
Kada Activate ne daje očekivane rezultate
Iskreno rečeno, Activate nije garancija uspjeha sam po sebi, i svaki profesionalni čitalac to zna. Metodologija najčešće zaškripi kada:
- organizacija insistira da se svaki postojeći proces preslika u SAP umjesto da se prilagodi standardu,
- business korisnici ne učestvuju aktivno u Fit-to-Standard radionicama,
- odluke o gapovima i prioritetima se sistematski odlažu,
- se agilni događaji (Daily Scrum, Sprint review, rSprint etrospektiva) uvedu samo formalno, bez stvarnog sadržaja,
- se standardizacija pogrešno protumači kao "SAP diktira sve", pa tim izgubi volju da uopšte predlaže odstupanja,
- se migracija podataka ostavi za kraj umjesto da se radi iterativno,
- tim pokuša da kombinuje ASAP governance (odobravanje kroz velike faze) sa Activate delivery modelom (sprintovi), ova kombinacija vrlo lako stvara zastoje i konfuziju u odlučivanju.
Jednostavan primjer iz prakse
Zamislimo firmu "Mali Proizvođač d.o.o." iz Banjaluke koja prelazi sa starog ECC sistema na S/4HANA.
Po starom ASAP pristupu, scenario bi izgledao ovako. 3 mjeseca pisanja Business Blueprint dokumenta, gomila sastanaka gdje poslovni korisnici opisuju svoje trenutne procese BBP, i tek nakon toga počinje stvarna konfiguracija. Klijent prvi put vidi kako sistem zaista izgleda tek pred kraj projekta.
Sa Activate pristupom, prve dvije sedmice tim provodi u Discover fazi, koristeći demo sistem da vidi kako S/4HANA radi u praksi. Zatim slijede Fit-to-Standard radionice u kojima umjesto da opisuju svoje stare navike, timu se pokazuju standardni procesi, a oni odlučuju šta im odgovara, a šta zahtijeva prilagođavanje. Realizacija se odvija u sprintovima od dvije do tri sedmice, gdje se svaki put isporučuje nešto konkretno i testira odmah, a ne na kraju.
Ključna razlika koju vrijedi zapamtiti. U Activate pristupu ljudi vide sistem prije nego što donesu odluku o tome kako će on izgledati, a ne obrnuto, kako je to bio slučaj kod ASAP-a.
Activate readiness checklist (Šta pripremiti prije kick-offa?)
Prije nego što projekat zvanično krene, provjerite da li tim i organizacija imaju jasan odgovor na sljedeće:
- Da li ključni ljudi razumiju šta znači Fit-to-Standard i zašto se on koristi umjesto blueprinta?
- Da li je jasno ko i kako donosi odluke o gapovima?
- Da li tim razumije osnovni sprint model i šta se očekuje na kraju svakog ciklusa?
- Da li postoji jasno definisan product ownership sa poslovne strane?
- Da li je definisano kako će se upravljati backlogom zahtjeva tokom projekta?
- Da li migracija podataka počinje rano, a ne tek u Deploy fazi?
- Da li je poslovna strana stvarno uključena, ne samo formalno pozvana na sastanke?
Ako je odgovor "ne" na više od dvije-tri stavke, vrijedi organizovati kratku, fokusiranu obuku za cijeli projektni tim prije kick-offa. Ne mora biti dugačka npr. jednodnevna obuka posvećena Fit-to-Standard filozofiji i osnovama agilnog rada može uštedjeti sedmice kašnjenja kasnije.
Zaključak
SAP Activate nije samo "nova verzija" ASAP-a sa promijenjenim nazivima faza. To je pristup izgrađen oko ideje da se koristi dokazana praksa umjesto da se sve iznova izmišlja, i da se odluke donose kontinuirano, a ne na kraju projekta.
Ako sutra ulazite u Activate projekat, sada znate šta se od vas očekuje zavisno od uloge, gdje projekti najčešće zapinju, i šta provjeriti prije kick-offa. Preostaje samo jedno pitanje: da li vi i vaš tim zaista razumijete kako funkcioniše sprint, backlog i redovna povratna informacija ili ćete to učiti usput, na prvom pravom sprintu?
Ako vam sprint, backlog i retrospektiva nisu potpuno jasni, vrijedi ih razumjeti prije nego što uđete u svoj prvi Activate sprint.
Pripremio sam skup Agilnih kurseva na www.whatisscrum.org koji će vam pomoći da razumijete kako funkcionišu sprintovi, backlog i agilne uloge, prije nego što se nađete u situaciji da ih prvi put morate primijeniti na projektu.
Ovaj bundle pokriva:
- Šta su sprintovi i kako ih planirati
- Kako funkcioniše backlog i prioritizacija
- Koje su uloge u agilnom timu (i koje su vam potrebne za SAP projekte)
- Kako izgledaju daily standup, sprint review i retrospektiva, i još mnogo toga...
I naravno, ako imate pitanja, pišite u komentarima. Kako vi prolazite kroz tranziciju sa ASAP-a na Activate?
